Dans la gestion d'une organisation scientifique, les rencontres réunissant chercheurs, décideurs politiques, membres et autres parties prenantes sont souvent essentielles. De plus en plus, ces rencontres se déroulent en ligne.
Des conférences en ligne bien conçues peuvent élargir l'accès, réduire les coûts et les émissions, et inclure des voix souvent exclues des événements en présentiel. Cependant, y parvenir requiert du temps et de l'expertise.
Ce guide s’appuie sur des exemples réels d’organisations scientifiques et présente un processus structuré en six parties pour soutenir la conception de conférences en ligne et hybrides avec clarté, équité et impact à l’esprit.
L’objectif de l’outil est d’aider les organisateurs d’événements à réfléchir concrètement à ce qu’il faut pour proposer une conférence en ligne ou hybride attrayante et inclusive.
Il est organisé en six sections :
Chaque section regroupe des informations clés et des feuilles de travail pour aider l'équipe d'organisation à prendre des décisions. Vous pouvez la parcourir du début à la fin ou passer directement à la section la plus importante.
Comment l'utiliser
L'outil fonctionne aussi bien avec un organisateur unique qu'avec une équipe. Si vous travaillez en équipe, utilisez les fiches de travail comme sujets de discussion.
Planifier votre conférence en ligne
Options d'utilisation du document :
Après avoir terminé l'outil
Une fois le guide terminé, l’objectif, la portée et la conception de l’événement seront clairement définis.
Les listes de contrôle pratiques et les décisions capturées sont consolidées en un seul endroit, simplifiant le processus d'information des partenaires, des fournisseurs ou des bénévoles et soutenant la réalisation d'un événement en ligne qui semble intentionnel et engageant.
Qu'il s'agisse d'une petite réunion spécialisée ou d'une grande conférence hybride, cet outil permet de créer des expériences qui vont au-delà d'une simple séquence de présentations et de diapositives. Il permet de créer des événements vivants, inclusifs et dignes d'intérêt.
Pour plus de conseils sur le développement de compétences dans les outils numériques et les méthodes de travail, veuillez consulter Renforcer la maturité numérique : une boîte à outils pratique pour les organisations scientifiques.
Reconnaissance du financementCette trousse à outils a été créée à partir des expériences de onze membres du CSI ayant participé au projet, avec le soutien du Centre de recherches pour le développement international (CRDI). Les opinions exprimées ici ne reflètent pas nécessairement celles du CRDI ou de son Conseil des gouverneurs.
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