Devant une bibliothèque bien rangée dans son bureau de Barcelone, Cecilia Delgado-Molina, secrétaire exécutive de l'Association internationale de sociologie (AIS), raconte une expérience mémorable qui s'est déroulée à l'autre bout du monde, dans la première année de sa prise de fonction.
Nous avons fini par payer pour des salles vides. Les participants ayant parcouru de longues distances pour des interactions en personne, ils ne se sont pas présentés aux sessions hybrides animées par des intervenants sur écran.
Cecilia fait référence à une conférence hybride de 2023 organisée en Australie, l'expérience de l'ISA en matière d'hybride. « Après cette conférence, nous avons ressenti plus que jamais l’urgence d’une profonde transformation au sein de l’ISA. »
Le chemin à parcourir était semé d'embûches. Fondée en 1949, l'ISA semblait tout aussi profondément ancrée dans le XXᵉ siècle. Pourtant, en 2023, sous l'impulsion du président et du comité exécutif, l'ISA a commencé à envisager une transformation numérique, certes, mais aussi culturelle. Il était désormais reconnu qu'une refonte de la pensée de chacun était nécessaire.
Cecilia est une sociologue mexicaine dont la carrière est étroitement liée aux réseaux de recherche mondiaux de l'ISA. Elle dirige le Secrétariat de l'Association, une équipe dévouée qui s'engage à soutenir la mission et les activités de l'ISA. Le Secrétariat a été chargé de mettre en œuvre cette vision de la transformation numérique, qui implique : la promotion d'une communauté connectée, l'amélioration des services aux membres et le soutien aux réseaux de recherche mondiaux de l'ISA. L'objectif ultime est de développer une association dotée de stratégies numériques durables et axées sur l'utilisateur, reflétant un engagement en faveur de l'inclusion, de l'accessibilité et de la collaboration mondiale.
La première décision du Secrétariat fut décisive : les archives papier de l’ISA devaient disparaître ! En 2024, l'association a suspendu l'archivage papier, tous les nouveaux documents se trouvant désormais dans leur portail membre en ligne sur mesure. Après trois mois intenses de migration, ce portail a apporté des renouvellements d'adhésion plus faciles, des paiements en temps réel et des ressources numériques directement entre les mains des membres.
C'était un bon début, mais Cecilia savait que le véritable test de la maturité numérique de l'ISA résidait dans la réimagination de la manière dont les membres collaborent, apprennent et se connectent avec l'association.
When the Projet ISC Digital Journeys Ayant proposé à 11 membres de l'ISC un coaching ciblé en transformation numérique, Cecilia a saisi l'opportunité. Le défi urgent de l'ISA était de concevoir un symposium entièrement en ligne pour 2026. Cecilia était consciente que les expériences précédentes n'avaient pas fonctionné, comme la conférence hybride mentionnée précédemment, qui avait donné l'impression que deux mondes s'affrontaient mal. Pour l'ISA, un symposium entièrement en ligne permettrait une meilleure représentation des régions majoritaires mondiales.
Le soutien concret que Cecilia et son équipe ont recherché auprès de la cohorte visait à renforcer leur confiance pour rechercher des partenaires techniques adaptés à ce symposium entièrement en ligne. Ils avaient besoin d'aide pour rédiger un appel d'offres.
Au cours de trois séances avec un coach dédié, les ambitions de l'ISA ont été conceptualisées dans un appel d'offres qui promet un rassemblement numérique plus connecté et plus engagé. Le coach de l'ISA a aidé l'équipe à traduire des besoins techniques complexes en exigences claires. En juin 2025, RfP ont été publiés, attirant des propositions de partenaires technologiques du monde entier.
Pour l'avenir, le Secrétariat considère le symposium en ligne de 2026 comme l'étape la plus importante de l'ISA à ce jour. Sa vision est résolument inclusive : Nous espérons une plus grande diversité, notamment en provenance de régions habituellement sous-représentées. Cela permettra aux chercheurs qui ne peuvent se permettre de voyager en raison du climat, du coût ou de problèmes de santé de participer.
Photo de groupe avec le président de l'ISA, Geoffrey Pleyers, la secrétaire exécutive de l'ISA, Cecilia Delgado-Molina, le personnel du secrétariat de l'ISA et des bénévoles locaux lors du 5e Forum de sociologie de l'ISA à Rabat, au Maroc (2025). Crédit : © Association internationale de sociologie.
C'est en travaillant sur l'appel d'offres que quelque chose d'inattendu s'est également produit. « Au début, nous pensions simplement que nous cherchions simplement une plateforme à choisir. » Cécilia dit. « Mais ce qui en est ressorti était bien plus important : une boîte à outils claire et structurée qui pourrait aider une organisation similaire confrontée à la même incertitude numérique. »
Planifier votre conférence en ligne
Ce blog présente un guide étape par étape conçu pour aider les organisations scientifiques à planifier et organiser des conférences en ligne efficaces. Il offre une approche pratique pour réfléchir à chaque étape de l'organisation d'un événement numérique ou hybride : de la définition de l'objectif à la mobilisation des participants, en passant par la capitalisation des retombées.
La boîte à outils qui en résulte propose une feuille de route simple pour organiser des événements en ligne inclusifs. Elle exige tout d'abord de la clarté : Pourquoi organiser cette conférence ? À quoi ressemble véritablement le succès ? Ensuite, l’attention se porte sur les participants qui seraient impliqués : Qui sont-ils vraiment ? Cela est particulièrement vrai pour les publics mondiaux diversifiés, car leurs localisations, leurs langues et leurs barrières doivent façonner ce qui est construit.
Vient ensuite l'aspect pratique. Choisir la plateforme adéquate, concevoir des formats de session adaptés aux besoins des membres et aménager des espaces propices à une interaction authentique. Cecilia reconnaît, avec son ouverture d'esprit habituelle : « Nous sommes sociologues, mais même nous avions besoin qu'on nous rappelle qu'une véritable interaction ne se produit pas spontanément. Il faut délibérément en créer les conditions. »
Une étape cruciale, souvent négligée, est le dernier pilier de la boîte à outils : la mesure et l’héritage. Qu'est-ce qui a fonctionné et qu'est-ce qui n'a pas fonctionné ? Comment allons-nous apprendre et nous améliorer pour la prochaine fois ?
Le résultat est une approche structurée de la planification des conférences, construite à partir de la réalité de l’ISA, que d’autres organismes scientifiques du monde entier peuvent facilement adapter.
Mais la leçon la plus importante que Cecilia a tirée de ce parcours est peut-être l'idée que le changement est une pratique continue. Elle encourage son équipe à considérer chaque décision comme une petite expérience, guidée par des questions telles que : Est-ce que cela fonctionne pour nos membres ? Sinon, comment pouvons-nous nous adapter ? L'équipe a appliqué cet état d'esprit et cette approche à un projet de refonte de site web, pour lequel elle sélectionne actuellement un fournisseur. Elle espère que ce changement de perspective, qui considère les membres comme les principaux utilisateurs des outils, deviendra un principe directeur intégré à la prise de décision.
Le Secrétariat est passé de l'espoir de voir les salles de conférence vides à la prise en compte active des besoins humains réels des membres de l'ISA et des communautés qu'ils servent. Alors que l'ISA continue de développer son écosystème numérique, il porte en lui une raison d'être renouvelée et une promesse : ne laisser aucun sociologue de côté.
Image : Le Congrès mondial hybride de sociologie de l'ISA, Melbourne, Australie, 2023. Crédit : © Association internationale de sociologie.
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